Ser um bom advogado não é só dominar as leis e atualmente ter um planejamento de gestão do seu escritório é fundamental para o sucesso!
A maioria dos advogados não aprende sobre gestão na faculdade, mas não se preocupe, iremos te ajudará a dominar o básico para você iniciar a implementação de uma gestão consciente no seu negócio.
Lembre-se de que com o conhecimento básico a respeito, você já pode iniciar a implementação de mudanças no seu escritório e também a busca por treinamentos nos assuntos.
#1 – Planejamento Estratégico
Sabe aquela frase bem famosa do livro Alice no País das Maravilhas? Se não sabe onde, qualquer caminho serve! É o espírito que se busca evitar ao traçar o seu planejamento estratégico.
Um planejamento estratégico adequado define as metas de curto, médio e longo prazo, alinhando todas elas aos valores do escritório.
Acredito que um bom planejamento define metas mensais, semestrais, anuais, de 5 anos, 10 anos e 15 anos. Parece que é muita coisa, mas não é. Vou te explicar.
Onde você quer estar daqui a 15 anos, profissionalmente falando? Com um escritório estabilizado, com prestígio, atuando em diversas frentes, com clientes grandes? Se essa é a sua resposta, o que você precisa fazer para isso?
Por exemplo, meu planejamento envolve ter um escritório organizado de modo a ter sócios em áreas do direito que não domino de modo que meu escritório atende diversas áreas com qualidade e que seja rentável e produza honorários com estabilidade mínima. Para isso, preciso adquirir clientes PJ ou muitos clientes PF que de tantos processos crie uma recorrência ideal para o meu plano.
Mas para isso acontecer daqui a 15 anos, preciso ter as metas de 10 anos, que é ter estruturado o quadro de sócios. As metas de 5 anos, que é a definição de áreas de atuação, um modelo de negócio eficiente, com custos baixos. De 1 ano, que é a definição de metas de ações protocoladas, de honorários faturados, de clientes atendidos e principalmente de manter uma satisfação adequada dos clientes.
Percebe que torna-se quase que um efeito cascata inverso, no qual as metas de longo prazo se constroem a partir das metas de curto e ambas constroem a robustez do seu negócio?
Essa é a importância do planejamento estratégico.
#2 – Gestão de Pessoas
Talvez hoje você seja um advogado autônomo e ainda não tenha funcionários sob seu comando, mas é certo que se crescer precisará de estagiários, associados, secretárias e profissionais para te auxiliar na rotina do escritório.
Você tem apenas 24 horas e existe um limite de suas forças produtivas. Haverá um momento em que mesmo você sendo extremamente produtivo e tendo ajuda de toda sorte de inteligência artificial, necessitará de alguém para atender o telefone ou para lançar as suas notas fiscais, para fechar o seu caixa, etc.
E ter uma equipe envolve habilidades que talvez nós advogados não tenhamos, que á de saber lidar bem com as pessoas. Pois embora as pessoas que trabalhem para nós assinem um contrato de prestação de serviços, a prestação efetiva por essa pessoa depende de fatores que vão além da obrigação do trabalho pelo pagamento do salário.
Digo pois um funcionário pode simplesmente enrolar o serviço, errar, faltar e com isso a sua empresa acaba perdendo. Uma boa gestão de pessoas entra nesse ponto, pois ela garante um engajamento da equipe de modo que todos serão mais produtivos e felizes com o trabalho, evitando a baixa produtividade e também alguns problemas decorrentes da má gestão de pessoas, como processos trabalhistas ou a perda de talentos.
Não estamos falando de criar um ambiente com a papagaiada toda que se viu, como mesa de sinuca, etc, mas sim de deixar as regras do jogo bem claras para o seu funcionário, ser justo e reconhecer seus acertos bem como ensinar quando ocorrerem os erros.
#3 – Gestão de Clientes
O melhor cliente é aquele que vem de indicação de outro. Por experiência, digo isso. Esse tipo de cliente não apresenta muitas objeções, vem de graça e se o trabalho prestado a ele for bom, ele indica para outros, se tornando uma verdadeira pirâmide de indicação.
Mas para que isso ocorra é preciso geri-los bem, ou seja, cuidar do pré-venda, daquele momento em que ele ainda está cogitando contratá-lo até o momento em que ele já é cliente, prestando as informações necessárias de forma adequada.
Nesse ponto, a gestão envolve deixar seu cliente informado sobre a sua forma de trabalho, para que ele não seja surpreendido pelo seu modo de trabalho, evitando a interpretação de que a resposta das mensagens que ele envia está demorando ou que não atendem ele no sábado às 14h, por exemplo.
Digo isso pois se nada é dito ao cliente, ele naturalmente irá concluir que pode te ligar em qualquer horário e que o prazo de resposta da mensagem que ele envia é imediato.
Diga ao seu cliente em quanto tempo ele terá a mensagem respondida. No meu caso, para saber informações do processo eu informo aos clientes que o prazo para resposta é de 48h, pois é preciso acessar o site do tribunal para me informar dos últimos andamentos.
Também informo que é aconselhado evitar ligações, devendo deixá-las para situações de urgência e que mesmo nesses casos o atendimento delas somente é realizado das 09h às 18h, em dias úteis.
Deixar isso tudo muito claro para o cliente evita que ele se aborreça e mantendo uma boa relação com ele, a chance de sua clientela crescer rápido aumenta muito.
Por último, lembre-se de que tudo isso que falei deve estar previsto no seu contrato de prestação de serviços.
#4 – Gestão de Procedimentos Internos
Pegando o gancho do tópcio anterior. Imagine que seu cliente de mandou um documento por mensagem. Quando isso ocorre, qual a sua ação? É arquivar no google driver, na pasta do cliente no seu computador ou simplesmente baixar e ver depois?
Uma boa organização interna previne muitos males, principalmente a perda de prazos por desorganização e o assoberbamento de pessoas desnecessariamente.
Gerir procedimentos internos é um nome bonito para organização do trabalho. É saber quem faz o que e o que se fazer quando alguma coisa acontecer.
Por exemplo: quando chega uma publicação no diário oficial de um prazo. O que você faz? Você pode delegar para alguém, pode delegar para sim mesmo? Pode agendar na sua agenda o prazo fatal, o prazo interno para cumprimento, etc.
Ao fazer essa divisão, você evita que se esqueça algo, pois existem procedimentos a serem seguidos bem como garante que ao crescer o seu escritório, tanto em número de processos quanto em número de funcionários, todos saibam o que fazer sem que precisa recorrer a você para delegar.
Evita-se que você acumule requisições demais e torna as pessoas autônomas.
Para realizar essa criação de processos internos, você fazer de diversas formas, como escrever em um editor de texto ou fazer um bonito diagrama. O importante é ter.
#5 – Gestão Financeira
Aqui está o calcanhar de aquiles dos advogados autônomos. Digo pois é muito comum os colegas não separarem as contas pessoais das contas relacionadas ao escritório e no fim quebrar o próprio negócio por desorganização financeira.
Acredito que a gestão financeira do escritório define os rumos, ou seja, define se ele será um escritório bem sucedido ou não de forma rápida.
Vejo na prática que um bom trabalho pautado na competência técnica e ética trará bons frutos, mas também vi que esse combo de técnica e ética aliado a uma boa organização financeira potencializa o trabalho do advgado.
Quanto ao dia a dia, credio que o ideal a se ter em mente é catalogar todas as suas despesas numa planilha, com descrição de data, valor, descrição e categorizar, ou seja, se é despesa com papelaria, se á a conta de luz ou se é o sistema que você utiliza.
Da mesma forma, saber quanto de dinheiro entra todo mês no seu caixa te ajuda a identificar quais são as ações mais rentáveis, quais são as que geram caixa mais rápido, dentre outros motivos para também manter um controle de seu faturamento mensal.
Com isso, você terá minimamente uma ideia do seu fluxo de caixa, ou seja, de quanto entra e de quanto sai, se o escritório está se pagando ou se não está, dentre diversos outros indicados que somente são possíveis de chegar com esse controle.
# 6 – Autogestão
Você precisa estar bem para tocar o seu negócio. Esse por sí só deveria ser o motivo primordial para cuidar de sua saúde física e mental, já que se você cuida de boa parte das tarefas do seu escritório, caso haja algo com você, o principal motor do escritório simplesmente para e pode trazer prejuízos.
Em se tratando de advogados autônomos, essa dica vai além do cuidado com o corpo e com a mente.
Uma boa gestão pessoal permite que o profissional esteja em melhores condições de prestar o serviço, de atender o cliente e de produzir com mais efetividade.
Trabalhar cansado, com sono, comendo mal e virando as noites cobrará seu preço em breve. Por isso, a autogestão se presta à saúde do profissional mas também a qualidade de seu trabalho.
Quanto a qualidade do trabalho, uma boa gestão de tarefas pessoais, de tempo pode fazer a diferença na prestação do serviço, evitando que se chegue atrasado num compromisso ou que se perca um prazo por pura desorganização.
#7 – Gestão de tempo
A gestão do tempo poderia muito bem se enquadrar num subtópico de autogestão, mas resolvi falar num tópico em separado pela sua importância.
É clichê falarmos que tempo é dinheiro e o seu tempo notadamente é dinheiro, já que seu esforço no decorrer dele gera o faturamento do seu escritório.
Todos nós temos 24 horas no dia e alguns organizam a rotina de tal modo que mesmo trabalhando menos tempo conseguem fazer coisas que outras pessoas só conseguiriam com o dobro do tempo.
Outro ponto importantíssimo na gestão do tempo é a definição de horários, ou seja, definir claramente em qual momento do dia você vai responder ao whatsapp, e-mail, as ligações dos clientes, redigir as peças, etc.
Mais uma vez invoco a frase do saudoso livro Alice no País das Maravilhas, que assevera se não sabe para onde está indo, qualquer caminho serve.
Se você não sabe a que momento faz as petições, é questão de tempo até deixar passar um prazo importante ou se não tem momento para responder o whatsapp, é questão de tempo até aquele cliente importante ficar esperando sua resposta por dias.
A melhor forma de gerenciar bem o seu tempo é usando um calendário e definindo nele blocos de tempo para cada tipo de tarefa.
Conclusão
A gestão eficiente de um escritório de advocacia passa por todo um conjunto de boas práticas no campo pessoal, financeiro, etc.
Fica claro que dominar apenas uma área e negligenciar outras pode custar caro. Por tanto, o ideal é que o profissional domine minimamente cada uma dessas habilidades para que seja possível resolver eventuais problemas ou que possa supervisionar o trabalho de modo claro.
Se você for um advogado autônomo, sabe que no escritório tudo passa por você, então, é preciso mesmo dominar esses assuntos para que as suas decisões melhorem e consequentemente, as do seu escritório também.